놓치기 쉬운 엑셀 SUBTOTAL 함수, SUM보다 뛰어난 활용법

엑셀을 이용해 대규모 데이터를 다루다 보면, 특정 조건에 맞춰 부분합을 구해야 하는 상황이 자주 발생합니다. 전체 합계를 구하는 것은 간단해 보이지만, 실제로는 숨겨진 행이나 필터링한 결과만 별도로 합산하는 일이 생각보다 빈번하기 때문입니다.

많은 사람들이 무심코 SUM 함수를 쓰고 끝내지만, 이렇게 하면 조건별로 값을 걸러내지 못해 잘못된 결과를 얻을 수 있습니다. 이럴 때 SUBTOTAL 함수가 더욱 빛을 발합니다. 이 함수는 선택된 데이터 범위에서 필터에 의해 가려진 행이나 수동으로 숨긴 행을 제외하거나 포함할 수 있어, 상황에 따라 유연하게 합계를 구할 수 있습니다.

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(1) 필터 사용 시 편리한 이유

엑셀에서 어떤 열에 필터를 걸어 특정 값만 남기고 싶다면, SUM 함수는 필터 상태와 상관없이 전체 범위를 더해버리므로 결과가 정확하지 않을 수 있습니다. 반면 SUBTOTAL 함수는 자동으로 필터링된 결과값만 인식해 합계를 산출합니다. 이는 단순히 데이터를 보는 것뿐 아니라, 조건부로 통계를 구해야 할 때 매우 편리합니다.

예를 들어 **“바나나”**라는 항목만 필터로 남겼을 때, SUBTOTAL 함수는 화면에 나타난 행의 데이터만 모아서 합계를 내줍니다. 전체 데이터에서 특정 항목의 합계, 평균, 최대/최소값 등을 즉시 확인할 수 있으니, 업무 효율도 크게 올라갑니다.

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(2) SUM 함수와 구분되는 점

SUBTOTAL 함수가 SUM 함수와 다른 가장 큰 이유는 다양한 통계 연산을 하나의 함수로 제공한다는 점과 숨김 처리에 대한 유연성입니다.

• SUM 함수: 모든 셀을 더해 합계를 구함
• SUBTOTAL 함수: 합계, 평균, 개수, 최대값 등 통계 작업 가능 + 숨겨진 행을 계산에서 제외할 수 있음

이러한 장점을 통해, 그동안 SUM 함수로만 해결하기 힘들었던 세부 조건을 충족하는 합계를 쉽게 구할 수 있습니다. 원하는 계산 방식을 function_num 인수로 지정해주기만 하면, 별도의 복잡한 설정 없이도 효율적인 부분합을 만들 수 있습니다.

아래 포스팅에 엑셀 subtotal 함수와 sum 함수 차이에 대해 좀 더 자세하게 정리해보았습니다.

https://itmanual.net/엑셀-subtotal-함수-사용-sum-차이점/

[Excel 실무 꿀팁] 엑셀 SUBTOTAL 함수 사용법 1분 끝내기 (SUM 함수 차이점) - IT매뉴얼